MS Excel, znan tudi kot Microsoft Excel, je pogosto uporabljena programska oprema v večini podjetij ali podjetij po vsem svetu. Zagotavlja različna orodja, funkcije in funkcije, s katerimi je ta programska oprema donosna za globalna podjetja na različnih področjih. Če se torej želimo naučiti in pravilno organizirati podatke z uporabo Excela, moramo poznati definicijo in osnove te zmogljive programske opreme.

Ta članek obravnava definicijo MS Excela in njegove osnove, ki nam pomagajo spoznati to zmogljivo programsko opremo.

Definicija MS Excel

Po definiciji, 'Microsoft Excel je program za preglednice, ki ga je ustvaril Microsoft in uporablja tabele za beleženje in analizo numeričnih in statističnih podatkov s formulami in funkcijami'.

volk ​​proti lisici

Preprosto povedano, MS Excel je zmogljiv program za preglednice, vključen v Microsoft Office in se v glavnem uporablja za zapisovanje podatkov v tabelah. Sestavljen je iz več vrstic in stolpcev, v katere lahko vnašamo podatke. Program velja za uporabnega za različna opravila, kot so izračun tedenskih stroškov, izdelava plačilnih listov, računovodstvo in interaktivno razvrščanje/filtriranje podatkov po različnih kriterijih.

Zgodovina in izdaje MS Excel

MS Excel je eden najstarejših programov za preglednice in je doživel več nadgradenj in popravkov. Ta zmogljiv program za preglednice je bil prvotno izdan leta 1985 za sisteme Macintosh. Kasneje je bil izdan za druge priljubljene platforme, vključno z Windows.

Naslednja tabela prikazuje seznam vseh doslej izdanih različic Excela za Macintosh:

Naslednja tabela prikazuje seznam vseh doslej izdanih različic Excela za Windows:

Pomembno je omeniti, da je bil excel različice 4.0 vključen kot del zbirke Microsoft Office v Office različici 3.0. Od takrat je bil Excel nenehno nadgrajen z zbirko Office.

Značilnosti MS Excel

Na začetku je imel Excel ključno vlogo pri izvajanju različnih finančnih operacij za podjetja, vključno s knjigovodstvom in vodenjem evidenc. Vendar pa je sčasoma prejel več posodobitev, ki so običajno pripomogle k temu, da je excel postala obvezna programska oprema za poslovne procese. Najnovejša različica Excela ima širok nabor funkcij.

Nekatere bistvene funkcije programa Microsoft Excel vključujejo naslednje:

Glava in noga: Tako kot Wordovi dokumenti lahko tudi v Excelovih dokumentih uporabljamo glavo/nogo. Nahaja se na vrhu in na dnu vsake strani dokumenta s preglednico.

Najdi in zamenjaj: MS Excel nam omogoča, da s funkcijo Najdi v delovnem listu poiščemo želene podatke, kot so besedilo ali številke. Poleg tega lahko obstoječe podatke zamenjamo s posodobljenimi podatki po meri.

Zaščita z geslom: Z uporabo gesla lahko zaščitimo naš excel delovni zvezek pred nepooblaščenim dostopom. Ta funkcija nam navsezadnje pomaga ohranjati varnost naših podatkov.

Filtriranje podatkov: Filtriranje podatkov je hitrejši način za iskanje in nadaljevanje dela s podnaborom podatkov v izbranem obsegu. Funkcija filtriranja podatkov je priročna in vključuje možnosti samodejnega filtra in naprednega filtra.

Razvrščanje podatkov: S funkcijo razvrščanja podatkov lahko razporedimo podatke excelovih delovnih listov v nekaj logičnih vrstnih redov. Excel nam običajno omogoča razvrščanje podatkov na različne načine, vključno z naraščajočim ali padajočim vrstnim redom.

Vgrajene formule: MS Excel vsebuje široko paleto formul, ki jih lahko uporabimo za izvajanje enostavnih do zapletenih izračunov. Nekatere osnovne formule vključujejo vsoto, odštevanje, množenje, deljenje, povprečje, minimum itd.

Posodobitev podatkov v realnem času: V excelu uporabljamo različne funkcije za izračun vrednosti in pridobivanje želenih rezultatov. Če nekatere obstoječe vrednosti zamenjamo z novimi, Excel samodejno posodobi rezultate v ustreznih celicah.

Vstavljanje grafikonov: Ena od pomembnih lastnosti Excela je razpoložljivost različnih grafikonov, kot so tortni grafikoni, stolpčni grafikoni, črtni grafikoni in drugo. Ti grafikoni lahko včasih močno vplivajo na analizo in primerjavo podatkov.

Poleg standardnih funkcij preglednic ponuja Excel tudi programsko podporo prek Microsoftovega Visual Basica za aplikacije (VBA), možnost dostopa do podatkov iz zunanjih virov prek Microsoftove dinamične izmenjave podatkov (DDE).

Uporaba MS Excel

MS Excel se pogosto uporablja za organiziranje podatkov in izvajanje enostavnih do zapletenih izračunov za pridobivanje rezultatov za finančno analizo. Prednostna je v skoraj vseh poslovnih sektorjih in v podjetjih od malih do velikih.

Kljub temu se uporablja tudi za upravljanje stroškov in drugih stvari, ki temeljijo na podatkih, za domače potrebe. Ni napačno reči, da je uporaba MS Excela skoraj neskončna. Različni ljudje uporabljajo to zmogljivo programsko opremo glede na svoje potrebe.

Nekatere bistvene uporabe MS Excela so navedene spodaj:

• Vnos podatkov
• Upravljanje podatkov
• Finančna analiza
• Finančno modeliranje
• Računovodstvo
• Upravljanje časa
• Upravljanje opravil
• Programiranje (VBA)
• Upravljanje odnosov s strankami (CRM)
• Grafikoni, grafi in poročanje

Zlasti Excel je zahteva za vse podatke, ki jih je treba organizirati.

Vmesnik Excel

Vmesnik excela je preprost in razumljiv. To je pomembno za razumevanje primarnega vmesnika, da začnete delati na njem.

Naslednja slika prikazuje vse glavne razdelke Excela, vključno z vrstico s formulami, vrstico, stolpcem, celico, zavihkom delovnega lista itd.

Na kratko razpravljajmo o vseh izrazih, prikazanih na zgornji sliki:

Celica:Točka presečišča vrstice in stolpca se imenuje celica. Excel vsebuje več celic na delovnem listu. Vsaka celica je identificirana z edinstvenim naslovom, ki ga tvori kombinacija dveh znakov, kot sta črka stolpca in številka vrstice.Vrstica:Vrstica je vodoravni prostor v tabeli, ki se uporablja za zapisovanje podatkov. Excel vsebuje več vrstic na delovnem listu. Vsaka vrstica ima edinstveno številko, začenši z 1.Stolpec:Stolpec je navpični prostor v tabeli, ki se uporablja za zapisovanje podatkov. Excel vsebuje več stolpcev na delovnem listu. Vsak stolpec ima edinstven naslov, ki ga predstavlja črka, začenši s črko A.delovni list:Excelov delovni list se nanaša na območje vrstic in stolpcev, ki skupaj tvorijo tabelo. Na delovni list lahko dodamo želene grafikone, oblike in druge podprte predmete. Imenuje se tudi preglednica ali list.Delovni zvezek:Excelov delovni zvezek se nanaša na glavno datoteko, ki vključuje delovne liste in povezane predmete.

Osnove MS Excel

Za začetek dela na MS Excelu moramo poznati osnove MS Excela. Sledi nekaj osnovnih stvari, ki se jih morate naučiti:

Odpiranje MS Excela

Odpiranje MS Excela je prva stvar, ki jo moramo vedeti, da lahko delamo na njem. MS Excel lahko odprete na različne načine, na primer:

• Odpremo ga lahko tako, da dvokliknemo njegovo ikono neposredno z namizja, če je nameščen s privzetimi nastavitvami.
  
• Odpremo ga lahko tako, da dvokliknemo njegovo ime v meniju Start, ki je podan znotraj mape MS Office.
  
• Uporabimo lahko funkcijo 'Windows Search' in vnesemo besedilo 'Excel'. Prikazal bo vse datoteke in programe s tem imenom v računalniku. Tako lahko dvokliknemo njegovo ime pod programi, da ga odpremo.
  

Pomembno je vedeti, da mora biti MS Excel nameščen na stroju, potem pa ga bomo lahko odprli le mi. Če z zgornjimi koraki ne najdemo programa, to pomeni, da sistem nima zbirke Office.

Odpiranje preglednice

Ko odpremo MS Excel, nas bo pozval, da nadaljujemo. Natančneje, prikaže več ploščic, med katerimi lahko izberemo želeno in začnemo delati na njej. Če želimo začeti delati iz nič, lahko izberemo ploščico 'Prazen delovni zvezek' in zaženemo črno preglednico.

Fibonaccijeva serija v Javi

Poleg tega, če imamo obstoječo datoteko excel in želimo delati na njej, lahko kliknemo 'Odpri druge delovne zvezke' iz spodnjega levega kota. Po tem lahko datoteko poiščemo s pomočjo raziskovalca datotek in jo dvokliknemo. Obstoječa datoteka bo takoj odprta.

Delo s trakom

Trak se imenuje osrednja nadzorna plošča za Excel. To zmogljivo orodje se nahaja na vrhu okna, ko odpremo excel.

Skoraj vse lahko naredimo v excelu iz traku.

Trak vsebuje več zavihkov, kot so Domov, Vstavi, Postavitev strani in več, vsak zavihek pa je sestavljen iz številnih gumbov za obdelavo različnih ukazov v excelu. Najboljša stvar pri teh gumbih je, da če kazalec miške postavimo na kateri koli gumb, nam pove, katero nalogo bo opravil.

Poleg tega nam excel omogoča prilagoditev traku po naši izbiri. Lahko skrijemo/razkrijemo in ustrezno vstavimo nove ukaze.

Upravljanje delovnih listov

Druga odlična lastnost Excela je, da imajo lahko Excelovi delovni zvezki več delovnih listov. Različne delovne liste delovnega zvezka lahko upravljamo neposredno z dna okna. V privzetem 'praznem delovnem zvezku' lahko vidimo en sam list z imenom 'List1'.

Če želite vstaviti več delovnih listov, lahko uporabimo a plus (+) znak, ki je podan ob imenu lista. Poleg tega lahko desni klik na svojem imenu za prikaz števila drugih možnosti, povezanih z listi. Te možnosti lahko kliknemo za ustrezno upravljanje delovnih listov.

opozorilno polje javascript

Vnos podatkov

Vnos podatkov v Excel je eden od osnovnih korakov. Čeprav je to začetni korak, ki ga moramo izvesti v Excelu, da začnemo delati s podatki, je dokaj enostaven in skoraj brez napora.

Za vnos podatkov lahko izberemo določeno celico in začnemo ustrezno pritiskati gumb na tipkovnici. Kljub temu lahko tudi kopiraj, izreži in prilepi podatkov v Excelu iz drugih programov. Poleg tega lahko tudi uvoz podatke iz drugih datotek.

Excel nam omogoča uporabo besedila, številk, simbolov in drugih znakov, ki so potrebni za vnos podatkov.

Izvajanje izračunov

Še ena odlična lastnost Excela je, da lahko na svojih podatkih izvajamo različne izračune. Izvajanje osnovnih izračunov v Excelu je tako preprosto.

Med podatki lahko uporabimo matematične znake, rezultati pa bodo posredovani samodejno. Na primer, če vnesemo = 4+5 v kateri koli celici in pritisnite gumb Enter, celica bo prikazala vrednost 9 , ki je vsota 4 in 5. Poleg tega, če izberemo določeno celico, se izvirna formula (karkoli smo dali v tej celici) prikaže v vrstici s formulami.

Na drug način lahko uporabimo tudi reference celic in mednje vstavimo matematične operacije. To bo tudi izpeljalo ustrezen rezultat. Denimo, da vnesemo 4 v celico A1 in 5 v celico B1. Naslednji, vnesemo = A1+B1 v celici C1. S tem celica C1 prikaže vsoto vrednosti, podanih v celicah A1 in B1.

Podobno lahko izvajamo druge aritmetične izračune v Excelu.

Uporaba funkcij

Pridobivanje rezultatov s pomočjo excelovih funkcij je ena bistvenih nalog, ki lahko do neke mere skrajša čas delovnega procesa.

Zlasti večina funkcij/formul sprejme nabore števil kot vhodne podatke in zagotovi ustrezne rezultate. Razpravljajmo o tem s preprostim primerom:

Recimo, da vnesemo 4 v celico A1 in 5 v celico B1. Nato vnesemo = SUM(A1,B2) v celica C1. S tem celica C1 prikaže vsoto vrednosti, podanih v celicah A1 in B1.

Excel ima širok nabor dragocenih funkcij. Za ogled različnih funkcij se lahko pomaknemo na zavihek »Formule« in tam izberemo določeno kategorijo. Excel prikaže vse podprte funkcije te določene kategorije.

Ko se seznanimo s funkcijami, lahko vnesite enačaj (=) znotraj celice in vanjo zapišite začetek katere koli funkcije. Nato Excel samodejno prikaže ustrezne funkcije in njihovo sintakso. Izberemo lahko funkcijo in nadaljujemo v skladu s sintakso.

Shranjevanje našega dela

Ko smo svoje delo opravili, ga moramo shraniti v datoteko. Če zapremo Excel, ne da bi ga shranili, bomo izgubili svoje delo. Datoteko excel najlažje shranite v računalnik tako, da pritisnete bližnjico na tipkovnici 'Ctrl +S'. Ko pritisnemo to bližnjico, nas bo excel prosil, da izberemo ime datoteke in lokacijo, kamor jo bomo shranili.

Lahko tudi kliknemo na 'Shrani' gumb, ki se nahaja na 'Orodna vrstica za hitri dostop'. Ta gumb nam pomaga tudi pri shranjevanju začasnih podatkov v obstoječo datoteko.

Pomembne točke, ki si jih morate zapomniti

Obstaja veliko ključnih stvari, ki jih moramo vedeti, preden se lotimo dela v excelu. Nekaj ​​najpomembnejših stvari, ki si jih morate zapomniti, je navedenih spodaj:

• Excel nam omogoča uporabo širokega nabora bližnjic na tipkovnici, da pohitrimo naš delovni proces. Uporabljati moramo excel bližnjične tipke in povečati produktivnost našega delovnega procesa.
• Ko želimo excel datoteko deliti z nekom in ni potrebe po nadaljnjem urejanju, moramo datoteko shraniti v pdf obliki. Te oblike zapisa ni enostavno urejati, zaradi česar so podatki varni pred nepooblaščenimi vnosi. Poleg tega je format pdf najbolj znan tudi za tiskanje.
• Excel nam omogoča uporabo različnih končnic datotek. Vendar ima vsaka razširitev svojo uporabo. Zlasti razširitev XLSX je privzeta oblika za datoteke excel, kadar v njej ni makrov VBA.
• Če ima datoteka excel velike količine podatkov (običajno več kot 10 MB), moramo uporabiti končnico XLSB. Je hitrejši in združljiv z vsemi funkcijami, oblikovanjem in celo makri VBA. Vendar ta oblika morda ni podprta v drugih programih za preglednice.
• Ker excel podpira programiranje VBA, ne smemo odpreti datoteke excel, ki smo jo prejeli iz nezaupljivih virov, ker lahko vsebuje nekaj ranljivih kod.
• Pri shranjevanju datoteke excel z ukazom 'Shrani kot' moramo biti previdni; sicer lahko datoteko pomotoma zamenjamo z izvirno. Tako lahko včasih izgubimo bistvene podatke.