Microsoft Excel je ena najstarejših in pogosto uporabljanih programov za preglednice. Programska oprema je bila skozi čas deležna številnih nadgradenj, vključno s podporo za nove razširitve ali vrste datotek, ki so se pojavile skozi čas. Vsaka nova razširitev ima popolnoma drugačno funkcionalnost in uporabo. Zato bi morali poznati različne razširitve, ki se najpogosteje uporabljajo v Excelu.
V tem članku razpravljamo o običajnih končnicah datotek, ki se uporabljajo v Excelu. Preden razpravljamo o razširitvah datoteke Excel, najprej razumemo definicijo razširitve datoteke.
Kaj je končnica datoteke?
Pripona datoteke se v prvi vrsti nanaša na pripono, dodano na koncu računalniške datoteke (predmet, ki vsebuje informacije, podatke ali ukaz), da se določi vrsta datoteke. Na splošno končnica datoteke vključuje dva do štiri znake. Poleg tega je končnica ločena od imena datoteke s piko (.).
Na primer, datoteka z imenom 'Example.docx' ima pripono '.docx', ki označuje datoteko Wordovega dokumenta.
Zakaj so razširitve datotek Excel pomembne?
Obstaja širok nabor končnic datotek. Vsaka razširitev nudi potrebne informacije o vrsti datoteke. Vsaka končnica ima posebno vlogo in moramo poznati končnico, da odpremo datoteko s pravo vrsto programske opreme. Vsaka programska oprema ne podpira vseh končnic datotek. Na ta način nam lahko razširitve datotek Excel pomagajo izvedeti več o vrsti datoteke in vrsti podatkov, ki jih vsebuje, tj.
- Ne glede na to, ali vključuje VBA (Visual Basic za aplikacije) ali makre,
- Ali je datoteka predloga,
- Ali je datoteka shranjena za starejšo različico Excela,
- Ali je datoteka shranjena s splošno podedovano različico,
- Ne glede na to, ali je oblika datoteke binarna ali dokument XML itd.
Vse te podrobnosti lahko dobite s pripono datoteke. Vsaka razširitev ima opisno ime, ki nam pomaga prepoznati namen ali tehniko, za katero se uporablja ustrezna razširitev. Prav tako lahko uredimo/organiziramo različne vrste datotek v različnih imenikih, potem ko poznamo njihove datotečne pripone.
Razširitve datotek Excel
Čeprav ima Excel različne podprte razširitve datotek, spodaj razpravljamo o nekaterih pomembnih razširitvah:
c# vadnica
Razširitev XLSX v Excelu
Razširitev XLSX je privzeta razširitev Excela, ko v njej niso uporabljeni makri. Ta razširitev temelji na XML in se uporablja predvsem za Excel 2007 in Excel 2010. Pred Excelom 2007 je bila standardna datotečna razširitev za Excel XLS. Po uvedbi razširitve XLSX se je velikost datoteke v primerjavi z XLS drastično zmanjšala. Zaradi tega sta prenos in deljenje datotek postala veliko lažja kot prej.
Poleg tega je XLSX razširitev brez zlonamerne kode. To je zato, ker razširitev XLSX ne more shraniti kode makra VBA. Lahko pa uporablja in shranjuje vse funkcije, ki se uporabljajo v Excelu. Poleg tega to razširitev podpira druga podobna programska oprema, zaradi česar so datoteke te razširitve dostopne v drugih aplikacijah. Glavna pomanjkljivost uporabe razširitve XLSX je, da če želimo zagnati datoteko v različici pred Excelom 2007, ne moremo shraniti datoteke Excel s to razširitvijo.
Razširitev XLS v Excelu
Kot smo že povedali, je bila razširitev Excel XLS najbolj priljubljena vrsta razširitve pred Excelom 2007. Kasneje jo je nadomestil XLSX. Tako je razširitev XLS skoraj zastarela in te razširitve ne uporabljamo in ne vidimo več. Vendar je razširitev še vedno v uporabi, veliko programske opreme in orodij pa ima še vedno možnost izvoza podatkov kot datotek XLS. Edini razlog, zakaj razširitev XLS še vedno obstaja v številnih programih, je, da bodo nekateri morda morali odpreti datoteko v različicah Excela pred letom 2007 (tj. Excel 2003).
Ker lahko Excel bere to pripono, lahko uporabimo katero koli staro datoteko s to pripono v novi različici Excela in nadaljujemo z delom na njej. Razširitev XLS je privzeta pripona datoteke od Excelove različice 2.0 do Excelove različice 2003. Današnja uporaba te razširitve ima nekaj slabosti. Zahteva več prostora na disku, lahko vsebuje zlonamerno kodo VBA in je sestavljena iz relativno majhnega števila vrstic in stolpcev kot najnovejše razširitve.
Razširitev XLSM v Excelu
Kadarkoli vključimo VBA makre v našo obstoječo Excelovo datoteko in jo poskušamo shraniti, vidimo obvestilo, da moramo za ohranitev makrov VBA shraniti datoteko v končnici XLSM. Razširitev XLSM je privzeta razširitev, ko so znotraj datoteke Excel makri. Ta razširitev je podobna razširitvi XLSX, vendar z dodatno podporo za makre.
Ta končnica datoteke, ki temelji na XML in podpira makro, deluje samo v Excelu 2007 in novejših. To pomeni, da te razširitve ne moremo uporabljati v Excelu pred Excelom 2007. Razširitev XLSM je bila predstavljena predvsem za povečanje varnosti Excelovih datotek in njihovo zaščito pred zlonamernimi makri in virusi. Poleg tega lahko ta razširitev shrani tudi vse druge funkcije, ki se uporabljajo v Excelu. Pomanjkljivost uporabe razširitev XLSM je, da zahteva več prostora na disku kot druge oblike datotek (kot je XLSB).
Razširitev XLSB v Excelu
Razširitev XLSB je izbirna alternativa razširitvam XLSX in XLSM za shranjevanje Excelovih datotek. Vendar je ta posebna razširitev datoteke veliko hitrejša od XLSX in XLSM pri odpiranju in shranjevanju datotek Excel. Zato se razširitev XLSB uporablja predvsem za velike datoteke (več kot 10 MB). Za razliko od razširitev XLSX in XLSB razširitev XLSB ne uporablja formata XML za shranjevanje informacij. Namesto tega uporablja dvojiško obliko.
Poleg tega razširitev XLSB uporablja sorazmerno manj prostora na disku, ker so podatki shranjeni v binarni strukturi. Ta razširitev lahko shrani tudi makre VBA, zato teh datotek ne smemo zagnati, če so prenesene ali pridobljene iz nezaupljivih virov. Ker je bila razširitev XLSB uvedena z Excelom 2007, ne moremo odpreti datotek XLSB v Excelu 2003 in starejših. Poleg tega se razširitev XLSB ne uporablja v večini programske opreme tretjih oseb (tj. OpenOffice, Capital IQ, Bloomberg itd.), zato morda ne bomo mogli odpreti/izvoziti naših obstoječih datotek.
Razširitev XLTX v Excelu
Razširitev XLTX se uporablja predvsem za Excelove predloge. Excelove predloge so običajno definirane kot oblikovane datoteke z različnimi slogi, funkcijami in funkcionalnostmi. Na ta način se ustvarijo predloge, ki so razvrščene v ločene razdelke in prenesene iz Excela. Poleg tega lahko ustvarimo svoje predloge po meri in jih shranimo z razširitvijo XLTX.
Ta posebna razširitev je koristna, ko pogosto začnemo delati z določene točke za različne datoteke. Torej, če to posebno točko shranimo kot predlogo, lahko to predlogo vsakič uporabimo kot izhodišče za druge Excelove delovne zvezke. Poleg tega lahko uporabimo ukaz 'Shrani kot', da svoje delo shranimo v novo Excelovo datoteko, pri čemer izvirna datoteka ali predloga ostane nedotaknjena od sprememb.
Razširitev XLTM v Excelu
XLTM je še ena razširitev, ki se uporablja za Excelove predloge. Vendar je ta razširitev omogočena za makro, kar nam omogoča uporabo makrov VBA s predlogami. Natančneje, razširitev XLTM lahko uporabimo za shranjevanje naših Excelovih predlog po meri z dodatno podporo za makre.
Po drugi strani pa lahko te datoteke (predlogo Excel z makrom) uporabimo kot izhodišče za druge Excelove delovne zvezke, ki vsebujejo makre, kadar koli jih potrebujemo.
Razširitev XLAM v Excelu
Razširitev XLAM se uporablja predvsem za shranjevanje podatkov dodatkov. Ta razširitev se pogosto ne uporablja za splošno uporabo. Delujejo kot dodatki in ko zaženemo te datoteke, lahko učinkovito delujejo v Excelu. Pomembno je omeniti, da datoteke XLAM zagotavljajo nekatere dodatne funkcije in funkcije za uporabo v Excelu. Zlasti te datoteke nam pomagajo dodati/razširiti funkcije Excela. Vključujejo lahko tudi makre VBA, slike, trakove in delovne liste z obrazci.
Datoteke z XLAM je mogoče preprosto zagnati kot običajne Excelove datoteke. Ker se te datoteke uporabljajo za dodatke, bomo morda morali omogočiti možnost dodatkov v nastavitvah excela (Datoteka> Možnosti> Dodatki), če je izklopljena. Tako bomo naslednjič, ko odpremo Excel, videli dodatne funkcije tega določenega dodatka.
Razširitev CSV v Excelu
Razširitev CSV (vrednost, ločena z vejico) običajno shrani delovni zvezek v navadnem besedilu. To pomeni, da v datoteke ne shranjuje nobene formule ali oblikovanja. Vendar lahko ta razširitev vsebuje tabulatorje, prelome vrstic in druge znake, ki jih je treba pravilno razlagati v drugih sistemih Windows. Poleg tega razširitev CSV shrani samo aktivni list.
Excel nam omogoča uvoz ali odpiranje datotek CSV neposredno iz samega excela. Glavna uporaba datotek CSV vključuje izrecno uporabo podatkov za uvoz in izvoz. Zato večina programske opreme za zbirke podatkov podpira to razširitev, tako da lahko uvozimo/izvažamo podatke. Ker ta razširitev ne vključuje formul in oblikovanja, je velikost datoteke običajno majhna. To nam omogoča uporabo ogromne količine podatkov. Prav tako lahko uporabljamo neomejeno število vrstic in stolpcev. Datoteke Excel, ki so shranjene z razširitvijo CSV, med postopkom odpiranja in zapiranja delujejo veliko hitreje.
Razširitev ODS v Excelu
ODS (Open Document Spreadsheet) je razširitev, zasnovana za delo z Excelom in drugo programsko opremo, kot je OpenOffice, LibreOffice itd. Ko gre za Excel, ta posebna razširitev ne podpira vseh funkcij in funkcij. Zato se razširitev ODS ne uporablja pogosto. Ta razširitev je predvsem uporabna, ko želimo svojo datoteko Excel deliti z nekom, ki dela na drugih pisarniških aplikacijah.
psi polic
Poleg tega, ko od nekoga prejmemo datoteko ODS in jo odpremo/izvozimo v Excel, lahko opazimo nekaj težav pri oblikovanju in funkcijah (kot so tabele, grafikoni, pogojno oblikovanje in drugo). Običajno izgubimo oblikovanje ali funkcije, ki jih Excel ne podpira, OpenOffice pa jih podpira. Vendar lahko razširitev ODS ustrezno shrani besedilo in podatke.
Razširitev PDF v Excelu
Excel omogoča tudi shranjevanje delovnega lista v razširitvi PDF (portable document format). Čeprav je ta razširitev najmanj priljubljena v Excelu, je včasih najbolj koristna. Razširitev PDF se uporablja predvsem, ko jo bomo morda morali deliti z drugimi ali natisniti na papir. To je zato, ker PDF ohranja oblikovanje datoteke in se zato ne pretvori samodejno iz enega sistema v drugega. Prav tako je mogoče dokumente, shranjene v formatu PDF, enostavno reproducirati s komercialnimi metodami tiskanja, saj PDF ohrani oblikovanje.
Ker je bila razširitev PDF predstavljena z Excelom 2010, ni na voljo za uporabo v Excelu 2007 in starejših. Poleg tega lahko odpiranje datoteke PDF v Excelu povzroči nekaj težav pri oblikovanju, ker obstaja drugačna programska oprema za odpiranje te posebne oblike datoteke, na primer Adobe Reader.
Kako preveriti razširitev datoteke Excel?
Preizkusimo lahko različne metode za preverjanje končnic datotek, shranjenih z uporabo Excela. Spodaj sta obravnavana dva najpreprostejša načina za preverjanje pripone datoteke:
1. način:
- Najprej moramo odpreti lokacijo (tj. mapo), kjer je shranjena datoteka. Izbrati moramo datoteko in jo klikniti z desno tipko miške.
- Na naslednjem zaslonu moramo klikniti ' Lastnosti ' na dnu seznama. Videti je takole:
- Po tem bomo videli okno z lastnostmi. Tukaj lahko preverimo vrsto datoteke ali pripono pod ' Splošno ' zavihek. Glejte naslednjo sliko:
Metoda 2
Poleg zgoraj obravnavane tradicionalne metode lahko označimo tudi ' Datotečne pripone 'škatla iz' Pogled ' zavihek v raziskovalcu datotek. To bo prikazalo pripone datotek z imeni datotek v raziskovalcu datotek.
Pretvarjanje razširitve datoteke Excel v druge formate
Razširitev obstoječe excel datoteke lahko pretvorimo v drugo obliko s krmarjenjem po Datoteka > Shrani kot v Excelu. V spustnem meniju poleg ikone ' bomo videli več formatov datotek Shrani kot vrsto ' besedilo. Vendar se lahko formati, ki so na voljo na seznamu, razlikujejo glede na vrsto aktivnega lista (list z grafikoni, delovni list ali katera koli druga vrsta lista).
Naj to globoko razumemo s slikami:
- Najprej moramo odpreti datoteko, ki jo želimo shraniti z drugo pripono. Vsako obstoječo datoteko lahko odpremo tako, da gremo na ' mapa ' in nato kliknite na možnost ' Odprto ' s seznama. Excel
- Ko je datoteka odprta v Excelu, moramo klikniti na ' mapa znova zavihek in izberite » Shrani kot ' možnost s seznama. Kljub temu lahko uporabimo tudi kratko tipko na tipkovnici ' F12 ', da hitro zaženete pogovorno okno 'Shrani kot'.
- V oknu 'Shrani kot' bomo dobili možnosti za izbiro lokacije, vnos imena datoteke in izbiro vrste datoteke (pripone). Vrsto datoteke lahko izberemo s spustnega seznama, kot je prikazano na naslednji sliki:
- Ko končamo prejšnji korak, moramo klikniti na ' Shrani ' in na izbrano mesto se bo shranila nova datoteka z izbrano datotečno pripono.
Opomba: Ko spremenimo ali shranimo obstoječo pripono datoteke Excel v drugi obliki zapisa datoteke, nekatere njene oblike, funkcije ali podatki morda ne bodo vedno preneseni.
Katero končnico datoteke naj izberemo v Excelu?
Bistveno je, da izberete pravilno končnico za datoteko Excel; drugače se lahko slabo obnaša. V glavnem je odvisno od uporabnikovih potreb in vrste podatkov, funkcij ali oblikovanja, ki jih želi uporabnik uporabiti v datoteki Excel.
Sledi nekaj uporabnih točk za izbiro najboljše vrste datoteke za datoteko Excel:
- Če želimo shraniti našo datoteko Excel, da bi jo naredili v tiskani obliki brez nadaljnjega urejanja, je priporočljivo izbrati različico PDF. To je zato, ker se lahko nekatera oblikovanja samodejno spremenijo po tiskanju, ko se shranijo v druge datotečne pripone. Poleg tega, ko je PDF shranjen z ustreznim oblikovanjem, se pri tiskanju ne bo samodejno spremenil. Poleg tega je datoteke PDF tudi težko urejati, tako da nihče drug ne more zlahka spremeniti podatkov.
- Če ima datoteka Excel makre VBA in je velikost datoteke razmeroma velika, je priporočljivo uporabiti pripono XLSB. Tudi če ni uporabe makrov VBA, vendar je velikost datoteke velika (več kot približno 10 MB), moramo izbrati končnico XLSB. Poleg tega, če ima datoteka makre VBA in je velikost manjša od približno 10 MB, je dobro uporabiti razširitev XLSM.
- Če je treba datoteko Excel odpreti in urediti z drugo priljubljeno programsko opremo, je priporočljivo izbrati razširitev ODF ali strogi XLSX.
- Če želimo shraniti Excelovo datoteko, da jo odpremo z drugimi različicami Excela, kot je Excel 2003 ali starejše, moramo izbrati razširitev XLS. Ta razširitev je podprta v starejši različici; vendar funkcije novih različic ne bodo prikazane v starejših različicah.
To je nekaj najpogostejših formatov, med katerimi lahko izbiramo. Vendar pa obstaja veliko več možnosti, ki jih lahko izberemo glede na zahteve.